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ペーパーレス化とは?導入にあたってのポイントも解説

ペーパーレス化とは?導入にあたってのポイントも解説

 業務において、紙による文書や資料は欠かせないものですが、近年は紙を使わない「ペーパーレス」が企業に求められるようになりました。しかしその一方で、そもそもペーパーレスというものを理解していない、ペーパーレス化を推進させるにはどうすれば良いのか分かっていないといった悩みを抱えている方もいらっしゃると思います。今回のコラムでは、ペーパーレスとは何か、及びその現状と推進するためのポイントについて説明します。

ペーパーレスとは

ペーパーレスとは

 ペーパーレスとは、紙で作成されていた文書や資料を電子化して、データとして伝達・保存・管理することです。日常生活で見かけるものとしては、電子書籍やICカード、電子チケットなどが挙げられます。

なぜペーパーレス化が求められているのか

なぜペーパーレス化が求められているのか

 では、なぜ企業にペーパーレス化が求められるようになったのでしょうか。それには大きく分けて2つ理由があります。

テレワークの普及

 近年はテレワークやリモートワークが普及したことで、会社に出社せずに働くことも増えてきました。しかし、契約書への押印など、紙を使用する業務のために出社しなければならない、という事態も考えられます。また、会社で扱う紙の文書や資料を、自宅やリモートオフィスに同じ量で用意することは困難です。そのため、企業にペーパーレス化を取り入れれば、文書や資料を会社以外の場所から取り扱うことができ、テレワークの導入推進や効率上昇に繋がります。

環境保全に繋がる

 世界で森林破壊や過剰な森林伐採が多発していることを受けて、森林保護のための取り組みが重要視されるようになりました。紙を減らすことで、紙の原料となる森林を伐採する必要がなくなり、森林の減少を抑えることができます。

ペーパーレス化のメリット

ペーパーレス化のメリット

 ペーパーレス化は世間から求められているだけでなく、ビジネス面で企業に大きなメリットをもたらします。

コストを削減できる

 業務で使用する紙を削減することで、紙そのものや印刷・保管・廃棄にかかるコストを抑えることができます。さらに、印刷機や、紙でできた資料を保管する場所なども不要になるため、会社のスペースに余裕を持たせることが可能です。

検索・参照が容易

 紙の書類を参照するときは、一つ一つ保管場所を物理的に繰りながら探す必要があり、効率が良いとは言えません。文書や資料をペーパーレス化してデータにしていれば、社内のファイルサーバやクラウド上に保存することができ、検索機能を使うことで瞬時に参照したい書類を見つけることができます。また、ファイルサーバやクラウドは時間や場所を問わない保管場所であるため、いつでもどこでも目当ての書類に瞬時にアクセス可能です。

情報漏洩・紛失に強い

 紙の書類には、盗難や紛失、災害時の消失などによる情報漏洩・情報消失のリスクが付きまといます。情報漏洩は企業の信用を著しく低下させ、情報消失はビジネスの大きな損失となります。書類をペーパーレス化していれば、アクセスや閲覧に制限をかけたり、ログイン情報を追跡したりして情報漏洩や改ざんを防げます。また、データが消失しても、バックアップを取っていれば復元することができます。

ペーパーレス化のデメリット

ペーパーレス化のデメリット

 ペーパーレス化は決して小さくないデメリットもいくつか抱えています。

導入のハードルが高い

 メリットの項で「ペーパーレスはコストを抑えられる」と述べましたが、パソコンやタブレットといった電子機器などにかかる初期費用、ファイルサーバの維持費など、ハードウェア・ソフトウェアともに相応のコストがかかります。また、あらゆる行動がシステム化されることに伴い、ITに不慣れな社員には使いづらい環境になることが想定されるため、別途ITに関する教育が必要になります。さらに、慣れた仕事の環境が大きく変わることに心理的な抵抗を感じる人もいるでしょう。よって、ペーパーレスは気軽に導入できないシステムと言えます。

データ化出来ない文書が存在する

 我が国では全ての文書をペーパーレス化できるかと言えばそうではなく、宅建業法における重要事項説明書や賃貸契約書など、法律でペーパーレス化が禁止されているものもあります。また、会社の規定で重要な書類はペーパーレス化ができないとされていることも少なくありません。

システム障害・故障のリスクがある

 データ化した書類を保管するシステムやサーバに障害が発生したり、デバイスが故障したりすると、書類が閲覧・参照できなくなる、または消失する恐れがあります。そのため、システムやサーバの定期的な管理や、書類のバックアップ取得などの対策を講じなければなりません。

ペーパーレス化の現状

ペーパーレス化の現状

 ペーパーレス化は政府主導のもと国家規模で推進されています。企業の文書は、業務や経理に必要な帳簿などを、データ化して保存することを認める「電子帳簿保存法」や、国税関係書類などの法廷保存文書を、データ化して保存することを認める「e-文書法」によって運用方法が定められています。

 日本製紙連合会の「2021年 紙・板紙内需試算報告」を参照すると、紙・板紙の内需量はほとんどの年で減少傾向を見せていることから、実際の企業でのペーパーレス化は進んでいる事が分かります。

紙・板紙内需量

出典:「2021年 紙・板紙内需試算報告」(2021年、日本製紙連合会)

 この減少傾向から、今後もペーパーレス化は進行していくと思われますが、デメリットの項で述べた通り、簡単に導入できるシステムではないため、推進のためには後述するような取り組みが必要になってきます。

ペーパーレス化を推進させるためには

ペーパーレス化を推進させるためには

 企業にペーパーレスを導入させ、推進させていくためには、以下のポイントを押さえる必要があります。

経営層にペーパーレス化について理解してもらう

 企業に新しいシステムを導入する上で、経営層はそのシステムの概要、導入する目的やメリット、かかるコストなどを把握しておく必要があります。したがって、ペーパーレス化を導入・推進させる際には、経営層にペーパーレス化の概要、目的、メリット、コストなどを説明し、必要性や重要性を認識してもらいましょう。

部分的に導入する

 いきなり社内全体にペーパーレス化を導入しようとすると、コストや社員の精神面で大きな負担がかかる恐れがあります。そのため、まずは一部の部署だけでペーパーレス化を実施すると良いでしょう。実際に携わった社員が周りにペーパーレス化した際のメリットや改善点を周知し、周りの社員がそのメリットを知り改善点を修正していくことで、社内全体にペーパーレス化を導入・推進する流れが広まっていくと考えられます。

まとめ

まとめ

 今回はペーパーレス化の概要、メリット・デメリット、現状、推進させるためのポイントについて解説しました。時間や場所を選ばない働き方が普及してきている今、ペーパーレス化はさらに進行していくと推測されています。紙の書類に関する悩みを抱える企業は、この機会にペーパーレス化を検討してみてはいかがでしょうか。

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